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【2026年版】日本住宿者名簿要写什么？旅馆业法与民宿新法的记载事项区别
最后更新日期：2026年10月28日
在日本，住宿者名簿（宿泊者名簿）上要请客人填哪些内容，取决于您依据哪部法律营业。《旅馆业法》在 2023 年 12 月 13 日修订后，把「职业」从记载事项中删去，改为必填「联系方式」；而《住宅住宿事业法》（民宿新法）至今仍要求填写「职业」和「住宿日期」。
「住宿者名簿到底要请客人写到什么程度？」
「听说职业栏已经不用写了，我这家民宿也一样吗？」
「外国客人的护照，真的每一本都要复印吗？」
您好，这里是 AirHost 数字营销部。住宿者名簿虽然不起眼，却是住宿业里最容易被忽略的法定义务之一。而且不同制度要求的记载项目并不一样，如果想着「跟隔壁那家用同一份表格就行」，很容易出现意想不到的遗漏。
本文整理三种制度在记载事项上的差异、外国客人的护照对应、3 年保存规则、罚则，以及如何用在线入住登记减轻名簿工作，内容以 2026 年 10 月时点的规定为准。
⚡️ 3分钟速览：本文要点
记载事项因制度而异：《旅馆业法》要「联系方式」，民宿新法要「职业・住宿日期」
《旅馆业法》在 2023 年 12 月 13 日的修订中删去了「职业」
在日本国内没有住所的外国客人，需要记载国籍与护照号码，并保存护照复印件
名簿需自制作日起保存 3 年，允许以电磁记录（电子数据）制作和保存
违反将面临罚金（《旅馆业法》50 万日元以下，民宿新法 30 万日元以下）
什么是住宿者名簿（宿泊者名簿）？
日本法律要求住宿设施制作并备置的名簿，用于记录住宿者的姓名、住址等信息。无论依据《旅馆业法》、《国家战略特区法》（特区民宿）还是《住宅住宿事业法》（民宿新法）营业，都必须制作；当都道府县知事等主管部门要求时，必须提交。该制度的目的在于防止传染病扩散、预防犯罪等公共卫生与治安需要。
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1. 对象是「全体住宿者」，只写代表者不合规
先说最常见的一个误解。
住宿者名簿不是只请预订人或代表者填写就行。 大阪府明确要求住宿设施依法令备置并管理住宿者名簿，涵盖全体住宿者；茨城县讲得更细：要记载的是全体住宿者而非代表者，并且要按预订团体分别记载。
想想班级的点名册：如果只有班长签了名，再写一句「还有 4 个同学」，谁也不知道当天到底谁来了。住宿者名簿也是一样，住下的每一个人都要有自己的一行。
4 人同行就是 4 人份，家庭出游时同行家人同样是对象。如果贵设施目前使用的是「只填代表者 1 人」的表格，这一步就可能已经不满足要求，建议重新检视表格本身。
2. 【重点】三种制度的记载事项对比
这是本文的核心。住宿者名簿的记载事项，会因营业所依据的法律而不同。
旅馆业法 （酒店・旅馆・简易住所） | 特区民宿 （国家战略特区法） | 民宿新法 （住宅住宿事业法） | |
姓名 | ✅ 需要 | ✅ 需要 | ✅ 需要 |
住址 | ✅ 需要 | ✅ 需要 | ✅ 需要 |
职业 | ❌ 不需要 （2023年12月13日起） | ❌ 不需要 | ✅ 需要 |
联系方式 | ✅ 需要 （2023年12月13日起） | ✅ 需要 | ⚠️ 各自治体指引不一（见下文） |
住宿日期 | — | — | ✅ 需要 |
停留期间 | — | ✅ 需要 | — |
国籍・护照号码 （在日本国内无住所的外国人） | ✅ 需要 | ✅ 需要 | ✅ 需要 |
出处：大阪府《关于住宿者名簿记载的贯彻》、日本观光厅 民宿制度门户网站（均为日语）
记法很简单：「酒店旅馆记联系方式，民宿新法记职业和住宿日期」。 记住这一条，制作表格时就不会混淆。
不过有一点需要如实说明：民宿新法中「联系方式」的处理，各自治体的指引存在差异。《住宅住宿事业法施行规则》以及观光厅民宿制度门户网站列举的记载事项是「姓名・住址・职业・住宿日期（外国人另加国籍・护照号码）」，但也有像茨城县这样把联系方式一并列为记载事项的自治体。拿不准时，把联系方式也一并取得更为稳妥——实务上联系不到客人的情况一定会遇到。最终采用哪种表格，请以主管自治体的指引为准。
这里的「联系方式」，指电话号码、电子邮箱等紧急时能够取得联络的信息。以在线预订为主的设施，通常可以直接沿用预订时已取得的信息。
为什么只有《旅馆业法》改了？
2023 年 12 月 13 日施行的修订《旅馆业法》重新审视了住宿者名簿的记载事项，删去了实务上使用率很低的「职业」，并加入了传染病发生等情形下能够取得联络的「联系方式」。民宿新法一侧当时没有同步修改，结果就形成了制度之间的差异。
3. 外国客人的对应：请其出示护照并保存复印件
入境客人比例越高的设施，这一节越关键。
在日本国内没有住所的外国人住宿时，除姓名、住址外，还需要记载国籍与护照号码。而且不能只凭本人口头说一句。大阪府的指引给出的做法是：
要求出示护照
将护照复印件与住宿者名簿一同保存
保存了复印件的情况下，可以以复印件代替名簿上姓名、国籍、护照号码的记载
如遭拒绝，应说明这是依据国家指导所提出的要求，并再次请其出示
若仍然拒绝，应联络就近的警察署等，作出适当处置
要点在于：对象是「在日本国内没有住所」的外国人。 居住在日本的外国籍人士（例如持有在留卡者）并不属于护照确认的对象。不了解这条界线而一律要求所有外国籍客人出示护照，反而可能损害客人体验。
爱彼迎新规（2026年11月20日起）下，名簿仍然可以收集
对于 2026 年 11 月 20 日及之后确认的预订，爱彼迎原则上限制房东向房客索取证件复印件等个人信息，但法律要求的情形属于例外。此时，需要在预订前于房源的「要求」中写明需要的信息和理由，并且不超出法律要求的范围收集（爱彼迎帮助中心《限制房东增设额外合同和其他要求》）。
日本的住宿者名簿与护照复印件，正是法律要求的信息。在爱彼迎上架的设施，请在房源中写明名簿项目及其法律依据。
4. 保存「自制作日起 3 年」，电子数据同样可以
住宿者名簿需自制作日起保存 3 年。保存地点方面，旅馆业为该设施或营业者的事务所；民宿新法为已申报住宅，或住宅住宿事业者的营业所・事务所。
对运营者来说值得高兴的一点是：并非必须使用纸质。
《住宅住宿事业法施行规则》规定，记载事项记录于电子计算机文件或电磁记录媒介，且能够按需清晰地在纸面上显示时，可以以该记录代替名簿上的记载（厚生劳动省《住宅宿泊事業法施行規則》，日语）。《旅馆业法》的住宿者名簿也同样，在能够确保记录准确、并可按需迅速打印和出示的状态下，允许以电磁方式制作和保存。
换句话说，不必在入住时请客人填写纸卡、再装订成册保存 3 年。这正是后文所说的自动化空间。
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5. 身份确认要做到什么程度？面对面与 ICT 的要件
为了让名簿被「准确地」填写，需要在住宿开始前完成身份确认。
民宿新法允许采用面对面，或与面对面同等的 ICT（信息通信技术）手段。观光厅民宿制度门户网站要求以下两项同时满足：
能够通过图像清晰确认住宿者的面部与护照
能够确认该图像发自已申报住宅内或其附近
具体示例包括：在已申报住宅等处配置可视电话或平板终端的做法。
「无人运营 ＝ 不需要身份确认」是不成立的。越是走向无人化，越需要把身份确认的机制设计扎实。 依《旅馆业法》营业的设施若要导入非面对面入住，建议事先向主管保健所咨询具体运用方式。
也有自治体以条例要求「面对面」
国家规定允许以 ICT 进行身份确认，但自治体可能通过条例追加更严格的要求。例如丰岛区现行的民宿规则中，列有「面对面填写住宿者名簿・交接钥匙」（丰岛区《民宿条例修改概要》，日语）；新宿区也公布了要求当面进行住宿者本人确认的条例修改草案（截至 2026 年 10 月正在征集公众意见，新宿区，日语）。
能否完全在线完成身份确认，取决于房产所在自治体的规定。 导入在线入住登记之前，请务必确认。
6. 不遵守会怎样？罚则与常见遗漏
罚则因制度而异。
制度 | 依据 | 罚则 |
旅馆业法 | 违反第 6 条第 1 项（第 11 条第 1 号） | 50 万日元以下罚金 |
民宿新法 | 违反第 8 条名簿的备置・保存义务（第 76 条） | 30 万日元以下罚金 |
实务中常见的遗漏，基本集中在这 4 类：
只记载了代表者 1 人
明明是《旅馆业法》设施，却仍沿用旧表格，留着「职业」栏、没有「联系方式」栏
忘了取得外国客人的护照复印件，或者取得了却没有保存
经 OTA 的预订，客人信息散落在各平台的预订数据里，无法整理成可提交的名簿形式
最后一条在使用多个 OTA 的设施中尤其常见。这边是 Airbnb、那边是 Booking.com，还有官网直订——一旦被要求「请立即提交 3 年份的名簿」，很难马上拿得出来。
7. 【面向运营者】用在线入住登记把名簿工作自动化
读到这里，也许您已经在想：「项目要分制度做、护照要复印、还要保存 3 年，全靠人工也太累了…」这种心情我们很理解。不过别担心。
其实这些实务，用住宿管理系统（PMS）的在线入住登记功能可以在很大程度上机制化。
AirHost 提供的对应方式如下（AirHost ONE 客人体验）：
自动发送事前入住登记 URL：预订完成后自动发送带 URL 的邮件，客人在线登记住宿者名簿，减少现场填写与前台作业
AI 身份确认：以人脸识别 AI 技术，自动比对护照照片与客人本人的面部（入住 Premium 方案的选装功能；AirHost 帮助中心《AI 人脸识别的设置方法》，英语）
视频通话身份确认：也支持通过实时影像进行确认的运用方式（入住 Premium 方案的选装功能；AirHost 帮助中心《视频聊天身份确认的设置方法》，英语）
自助入住：支持在网页、平板、手机上完成入住／退房
智能门锁联动：省去钥匙交接，非面对面也能完成整段住宿
按设施设置访客表单（住宿者名簿）：可分别设置国内客用与国外客用表单（AirHost 帮助中心《访客表单》，英语）
导出住宿者数据：可将预入住或入住时收集的信息以 CSV 和图片数据形式下载，也可用于保管住宿者名簿（法令对应）（AirHost 帮助中心《导出住宿者数据》，英语）
「填写提前完成，确认交给数字化，现场负担归零。」 名簿是法定义务、减不掉，但收集方式可以改变。对客人而言，抵达后不必再花时间填纸，体验也更顺畅。
需要提醒的是，哪些项目设为必填，取决于设施的营业形态（依《旅馆业法》还是民宿新法）。如需按贵设施情况进行配置，欢迎随时咨询。
不只是名簿：琐碎的日常工作，也一起交给 AirHost
想象一下客厅：电视、空调、电灯……遥控器一多，总是拿错。如果一个遥控器就能全部搞定，是不是轻松多了？
AirHost 就像住宿经营的「万能遥控器」。 除了名簿与身份确认，日常的琐碎工作也能在同一个界面完成：
订单：Airbnb、Booking.com 等多个 OTA 的订单统一管理（渠道管理器），客人信息也与预订关联保存，不用再到处翻找「那笔预订的名簿在哪儿」
指引：在预订后、入住前等时点自动发送指引（PMS）
保洁：在日历上管理保洁安排，并自动通知保洁人员（PMS）
分房：自动优化房间分配（PMS）
付款：按每笔订单的取消政策自动执行预授权、扣款与取消费（自动收款）
营收：用报表查看营收、入住率、ADR、RevPAR 等指标（PMS）
也就是说，收集・核验・保存的工作交给 AirHost，人专心待客。「名簿交给系统，款待交给人」。
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常见问题（FAQ）
Q. 住宿者名簿只写代表者可以吗？
不可以，需要记载全体住宿者。包括大阪府在内的各自治体都要求备置并妥善管理住宿者名簿（大阪府、茨城县，日语）。如果目前使用的是只填代表者 1 人的表格，建议重新检视表格。
Q. 职业栏是不是已经不用填了？
取决于营业形态。《旅馆业法》设施在 2023 年 12 月 13 日的修订后，「职业」已从记载事项中删去，改为必填「联系方式」（大阪府，日语）；而民宿新法（住宅住宿事业法）目前仍将「职业」和「住宿日期」列为记载事项（日本观光厅，日语）。
Q. 对外国客人一定要求出示护照吗？
对象是「在日本国内没有住所的外国人」。这种情况下，除记载国籍与护照号码外，还需要求其出示护照，并将复印件与名簿一同保存（大阪府，日语）。在日本国内有住所的外国籍人士，不属于护照确认的对象。
Q. 住宿者名簿可以用电子数据保存吗？
可以。《住宅住宿事业法施行规则》规定，记录于电磁记录且能按需清晰地在纸面显示时，可以以该记录代替名簿上的记载（厚生劳动省《住宅宿泊事業法施行規則》，日语）。《旅馆业法》的名簿同样，在能确保记录准确、可迅速打印和出示的状态下，允许以电磁方式制作和保存。
Q. 保存期限是几年，从什么时候起算？
自制作日起 3 年。保存地点方面，旅馆业为该设施或营业者的事务所；民宿新法为已申报住宅，或住宅住宿事业者的营业所・事务所（日本观光厅，日语）。
Q. 对爱彼迎的房客，还能要求护照复印件吗？
可以。爱彼迎对 2026 年 11 月 20 日及之后确认的预订，原则上限制房东收集证件复印件，但法律要求的情形属于例外（爱彼迎帮助中心）。请在预订前于房源的「要求」中写明收集项目及法律依据（依据《住宅住宿事业法》或《旅馆业法》的住宿者名簿），并只收集法律要求的部分。
Q. 没有备置名簿会有罚则吗？
有。《旅馆业法》中，违反第 6 条第 1 项者可处 50 万日元以下罚金（第 11 条第 1 号）；民宿新法中，怠于名簿的备置・保存者可处 30 万日元以下罚金（第 76 条）。参见日本法令外语译文数据库系统《旅館業法》。
Q. 名簿可以用中文表格请客人填写吗？
法定的是「需要记载的项目」，因此在确保项目齐全、并能按主管部门要求以可读形式提交的前提下，用多语言界面收集是可行的做法。AirHost 的在线入住登记支持多语言，能减轻客人一侧的语言负担。具体的表格与运用，请以主管自治体的指引为准。
总结
住宿者名簿在《旅馆业法》、特区民宿、民宿新法之下都是义务，但要请客人填写的项目因制度而异：《旅馆业法》是「联系方式」，民宿新法是「职业・住宿日期」。搞混这一点还照旧运营的设施，其实并不少见。
此外，对在日本国内没有住所的外国客人，需要请其出示护照并保存复印件；名簿则需自制作日起保存 3 年。入境客人越多，这部分实务的分量就越重。
好在名簿允许以电子数据制作和保存。义务减不掉，工夫却可以减。 用在线入住登记提前收集，把身份确认也放到数字流程里完成，现场对应与保管作业都会轻松许多。
先花 4 分钟，看看您的设施有哪些工作可以自动化吧。 免费、共 13 题，是否填写电子邮箱由您自行选择。
▶ 想按贵设施的营业形态梳理名簿的收集方式？请联系 AirHost。
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参考资料（除爱彼迎外均为日语）
本文依据 2026 年 10 月 28 日时点的信息撰写。运用细节因自治体而异，实际表格与手续请以主管保健所・自治体的最新信息为准。本文不构成法律意见，具体适用请向行政书士、律师等专业人士确认。